White-Label-Kundenkonten verwalten

Kundenkonten verwalten

Deine Endkunden werden unter Einstellungen → Benutzer & Kontingente verwaltet. Jeder Kunde erhält ein eigenes Konto auf deiner Plattform mit eigenen Chatbots, Konversationen und einem eigenen Team, begrenzt durch die von dir zugewiesenen Kontingente.

Konten erstellen

Zwei Wege, um einen Kunden hinzuzufügen:

Per E-Mail einladen: Gib die E-Mail-Adresse des Kunden ein. Er erhält eine Einladung im eigenen Design (versendet über dein SMTP) mit einem Link zum Festlegen von Name und Passwort. Der Link läuft nach 7 Tagen ab und das Konto erscheint erst in deiner Liste, sobald die Einladung angenommen wurde.
Direkt anlegen: Lege Name, E-Mail-Adresse und ein initiales Passwort selbst fest (mindestens 8 Zeichen) und übergib die Zugangsdaten an deinen Kunden. Es wird keine E-Mail versendet; das Konto ist sofort aktiv.

Einen vom Administrator erstellten Chatbot einem Kunden zuweisen

Du kannst einen Chatbot zuerst im Administratorkonto konfigurieren und ihn an ein bestehendes Kundenkonto übertragen, sobald er bereit ist:

Öffne das Dashboard und wähle den Chatbot aus.
Öffne die Einstellungen.
Unter Name & Zugriff findest du das Feld Zugewiesener Benutzer. Dieses Feld ist nur für Administratoren der Whitelabel-Organisation sichtbar.
Wähle den Kunden aus. Die Zuweisung wird sofort gespeichert, es gibt keine separate Schaltfläche zum Speichern.

Der Kunde wird zum Eigentümer des Chatbots und sieht ihn nach der Anmeldung. Die Zuweisung überträgt den Chatbot zusammen mit seiner Konfiguration, Wissensquellen, Konversationshistorie, Leads, Buchungen, Integrationen, Telefoneinstellungen, Anrufen und dem Team-Wiki. Anschließend gelten die Zuteilungen des ausgewählten Kunden für Chatbots, Nachrichten, Trainingsinhalte und Telefonminuten. Die im aktuellen Monat bereits erfasste Nutzung wird ebenfalls auf den Kunden übertragen. Prüfe daher seine zugewiesenen Kontingente, bevor du den Chatbot zuweist.

Wenn der Chatbot einen externen KI-API-Schlüssel verwendet, der zum Administratorkonto gehört, wird dieser Schlüssel bei der Übertragung entfernt. Öffne nach der Zuweisung die Einstellungen des Chatbots und verbinde bei Bedarf einen KI-Anbieter, der für den Kunden verfügbar ist.

Um den Chatbot zurückzuholen, wähle im selben Feld Nicht zugewiesen (Organisations-Kontingent). Der Chatbot und seine Nutzung kehren zum Organisations-Administratorkonto zurück und nutzen das Organisations-Kontingent.

Testkonten

Beide Abläufe bieten das Kontrollkästchen Testkonto. Ein Testkonto ist ein reguläres Kundenkonto mit zwei Unterschieden: Die darin enthaltenen Chatbots verbrauchen keine deiner bezahlten Bot-Plätze, und das Konto löscht sich nach 14 Tagen selbst.

Das macht es ideal für Verkaufsgespräche. Erstelle einen funktionierenden Chatbot mit den Inhalten des Interessenten, übergib den Zugang, und während der Testphase wird kein bezahlter Platz belegt.

Alles außer den Bot-Plätzen wird weiterhin von deinem Paket abgezogen: Nachrichten, indizierte Seiten und Trainingsinhalte, Speicherplatz und Telefonminuten. Ein Testkonto ist kein zweiter kostenloser Tarif.

In deiner Benutzerliste hat ein Testkonto ein Test-Badge und einen Countdown bis zum Löschdatum. Drei Tage vor diesem Datum erhältst du eine E-Mail, damit ein Interessent, der sich entschieden hat, nicht gelöscht wird, während du auf den Vertrag wartest.

Umwandeln (das Badge-Symbol) wandelt es in ein reguläres Konto um: Der Lösch-Timer verschwindet, Chatbots, Konversationen und Einstellungen bleiben unverändert. Für die Umwandlung wird für jeden Chatbot im Konto ein freier Bot-Platz benötigt. Ohne freie Plätze schlägt die Aktion mit einem Hinweis auf die Anzahl der fehlenden Plätze fehl, und du musst zuerst einen Platz hinzufügen oder den Tarif upgraden.

Wenn keine Umwandlung erfolgt, wird das Konto mitsamt allen Inhalten gelöscht: Chatbots, Wissensquellen, Konversationen, Leads und Buchungen. Die Löschung ist dauerhaft, eine Wiederherstellung gibt es nicht.

Dein Plattformvertrag kann die Anzahl der gleichzeitig aktiven Testkonten begrenzen. Standardmäßig gibt es kein Limit. Falls ein Limit gilt, schlägt das Erstellen oder Einladen eines weiteren Testkontos mit "Test account limit reached" fehl, bis du ein Konto umwandelst oder löschst.

Chatbot testen in der Kopfzeile des Dashboards ist eine andere Funktion: Damit öffnest du die Chat-Vorschau des aktuell bearbeiteten Chatbots in jedem beliebigen Konto. Es hat nichts mit Testkonten zu tun.

Aktivieren, Deaktivieren und Löschen

Deaktivieren sperrt die Anmeldung und den API-Zugriff sofort, behält jedoch alle Daten und die Kontingentzuweisung bei (der Platz bleibt reserviert). Die Reaktivierung ist jederzeit möglich.
Löschen entfernt das Konto dauerhaft und gibt das zugewiesene Kontingent frei.

Administratoren können nur reguläre Benutzer verwalten, nicht sich selbst oder andere Administratoren.

Als Kunde anmelden

Über das Anmeldesymbol in der Zeile eines Benutzers kannst du das Dashboard dieses Kunden ohne dessen Passwort öffnen, für Support, Konfigurationshilfe oder Fehlerbehebung.

Eine orangefarbene Leiste über dem Dashboard zeigt an, in welchem Konto du dich befindest: "Angemeldet als kunde@example.com".
Klicke in dieser Leiste auf Beenden, um zu deinem eigenen Konto zurückzukehren.
Es können nur aktive, reguläre Benutzerkonten geöffnet werden, niemals andere Administratoren.

Wie sich deine Kunden anmelden

Kunden melden sich unter https://deine-domain.de/login mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Wenn ein Kunde versehentlich die eigene Domain der Plattform aufruft, wird er automatisch zu deiner verifizierten Domain weitergeleitet. Die Selbstregistrierung ist auf Whitelabel-Plattformen deaktiviert, nur von dir erstellte oder eingeladene Konten können sich anmelden.

Jeder Kunde kann zusätzlich bis zu 10 eigene Teammitglieder einladen (mit detaillierten Berechtigungen für Live-Chat, Analysen, Leads und mehr), siehe Teammitglieder.