Besucher Termine per Chatbot buchen lassen
Termine Tool
Mit dem Termine-Tool kann ein Besucher ein Meeting mit Ihnen buchen, ohne den Chat zu verlassen: Der Bot bietet freie Zeitfenster an, der Besucher wählt eines aus, fertig. Sie können Google Kalender verbinden, damit Buchungen in Ihrem echten Kalender landen und Terminkonflikte automatisch vermieden werden, oder den integrierten Lokalen Kalender nutzen, wenn Sie kein externes Konto verbinden möchten.
Konfiguration
Allgemeine Einstellungen
| Feld | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Termine aktivieren | Aktiviert die Buchungsfunktion für diesen Chatbot. | Aus |
| Buchungsanbieter | Wählen Sie zwischen Google Kalender oder dem integrierten Lokalen Kalender. | |
| Meeting-Titel | Standardtitel für gebuchte Meetings (z. B. "Beratungsgespräch mit ACME Corp"). | Leer |
| Dauer | Meeting-Dauer im Format HH:mm (z. B. 00:30 für 30 Minuten, 01:00 für 1 Stunde). | 00:30 |
| Pufferzeit vorher | Pufferzeit vor dem Meeting im Format HH:mm. Verhindert direkt aufeinanderfolgende Buchungen. | 00:00 |
| Pufferzeit nachher | Pufferzeit nach dem Meeting im Format HH:mm. | 00:00 |
Arbeitszeiten
Konfigurieren Sie Ihre Verfügbarkeit für jeden Wochentag:
| Tag | Aktiviert | Start | Ende |
|---|---|---|---|
| Montag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Dienstag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Mittwoch | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Donnerstag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Freitag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Samstag | Nein | , | , |
| Sonntag | Nein | , | , |
Für jeden Tag können Sie:
- Die Verfügbarkeit aktivieren oder deaktivieren
- Start- und Endzeiten im Format HH:mm festlegen
Google Kalender Einstellungen
Wenn Sie Google Kalender als Buchungsanbieter verwenden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Google Kalender Verbindung | Verbinden Sie Ihr Google-Konto, um Buchungen zu synchronisieren. Klicken Sie auf "Google Calendar verbinden", um den Zugang zu autorisieren. |
| Kalender | Wählen Sie aus, welcher Google Kalender für Buchungen verwendet werden soll (falls Sie mehrere haben). |
Der Chatbot prüft Ihren Google Kalender auf bestehende Termine, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Benachrichtigungen
| Feld | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| E-Mail-Benachrichtigungen | Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine neue Buchung erfolgt. | Ein |
| Empfänger für Benachrichtigungen | Kommagetrennte E-Mail-Adressen für Buchungsbenachrichtigungen. | Leer (nur Eigentümer) |
So funktioniert's
- Während einer Unterhaltung zeigt der Besucher Interesse an der Buchung eines Meetings
- Der Chatbot prüft verfügbare Zeitfenster anhand Ihrer Arbeitszeiten und bestehender Kalendereinträge
- Der Besucher wählt ein bevorzugtes Datum und eine Uhrzeit aus
- Die Buchung wird bestätigt und in Ihren Kalender eingetragen
- E-Mail-Benachrichtigungen werden an die konfigurierten Empfänger gesendet
Google Kalender vs. Lokaler Kalender
| Funktion | Google Kalender | Lokaler Kalender |
|---|---|---|
| Synchronisierung | Zwei-Wege-Synchronisierung mit Google | Nur integriert |
| Konfliktprüfung | Prüft bestehende Google-Termine | Prüft nur lokale Buchungen |
| Einrichtung | Erfordert Verbindung mit Google-Konto | Keine Einrichtung erforderlich |
| Ideal für | Teams, die bereits Google Kalender nutzen | Einfache Buchungsanforderungen |
Buchungen verwalten
Alle Buchungen sind im Buchungs-Dashboard sichtbar. Bei Verwendung von Google Kalender erscheinen Buchungen zusätzlich in Ihrem Google Kalender.
Best Practices
- Pufferzeiten festlegen, Vor- und Nachlaufzeiten verhindern Hektik zwischen aufeinanderfolgenden Terminen
- Arbeitszeiten aktuell halten, Passen Sie diese an, wenn sich Ihr Zeitplan ändert
- Aussagekräftigen Meeting-Titel wählen, Besucher sehen diesen in ihrer Kalendereinladung
- Google Calendar verbinden, Dies verhindert Doppelbuchungen mit Ihren bestehenden Terminen