Lassen Sie Ihre KI E-Mails aus Ihrem Postfach beantworten

E-Mail-Integration

Verbinden Sie das Postfach, das Sie bereits nutzen (zum Beispiel info@ihrefirma.de), und Ihr KI-Assistent beantwortet eingehende E-Mails mit demselben trainierten Wissen, das er im Website-Widget nutzt. Antworten landen entweder als versandbereite Entwürfe in Ihrem Postfach zur Überprüfung durch einen Menschen, oder werden automatisch versendet, klar gekennzeichnet als KI-generiert.

Voraussetzungen

• Ein E-Mail-Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugang, das deckt die meisten Anbieter ab (IONOS, STRATO, ALL-INKL, Hetzner, GMX, WEB.DE, T-Online, mailbox.org, Posteo, Gmail via App-Passwort)
• Die Zugangsdaten des Postfachs, genau wie Sie sie in einem Mail-Programm wie Thunderbird oder Outlook eingeben würden
• Ein WebChatAgent-Chatbot im Standard-Tarif oder höher mit trainierten Daten (die kostenlose Testphase enthält den E-Mail-Kanal)

Nicht unterstützt: Microsoft 365- und Outlook.com-Postfächer, da Microsoft keinen Passwort-Zugang über IMAP mehr erlaubt.

Schnelleinstieg

1. Öffnen Sie Ihren Assistenten im WebChatAgent-Dashboard und wählen Sie Kanäle → E-Mail.
2. Geben Sie Ihre Postfach-Adresse ein. Bei bekannten Anbietern füllen sich die Server-Einstellungen automatisch aus, meist ist nur noch das Passwort einzutragen.
3. Führen Sie den Verbindungstest durch. Er prüft beide Verbindungen und erkennt Ihren Entwürfe- und Gesendet-Ordner.
4. Wählen Sie den Antwortmodus – beginnen Sie mit Entwürfe erstellen (Standard).
5. Aktivieren Sie den Kanal und speichern Sie.
6. Senden Sie eine Test-E-Mail von einem anderen Konto an die verbundene Adresse. Innerhalb weniger Minuten erscheint die Antwort als Entwurf in Ihrem Postfach.

Antwortmodi

Entwürfe erstellen (Standard). Die KI schreibt eine vollständige Antwort und speichert sie als Entwurf in Ihrem Postfach. Sie öffnen ihn in Ihrem normalen Mail-Programm, passen ihn bei Bedarf an und senden ihn selbst ab. Die Original-E-Mail wird markiert, sodass Sie beantwortete Mails auf einen Blick erkennen.

Direkt senden. Antworten werden automatisch versendet, mit einer Kopie in Ihrem Gesendet-Ordner. Jede automatische Antwort enthält einen Hinweis, dass sie von einem KI-Assistenten generiert wurde (EU AI Act). Wenn die KI unsicher ist, kein Wissenstreffer vorliegt, der Absender explizit nach einem Menschen verlangt oder es sich um eine Beschwerde oder rechtliche Angelegenheit handelt, weicht sie auf einen Entwurf aus, statt direkt zu senden. Das Aktivieren dieses Modus erfordert eine ausdrückliche Bestätigung im Dashboard.

So funktioniert's

Das Postfach wird etwa alle 5 Minuten geprüft. Nur E-Mails, die eintreffen, nachdem Sie den Kanal aktiviert haben, werden beantwortet, der bestehende Altbestand wird nie angetastet.

Jede Antwort kennt den gesamten bisherigen Mailverlauf mit diesem Absender. Beim ersten Kontakt eines Absenders kann der Assistent auch die früheren E-Mails, die sich bereits in Ihrem Postfach mit dieser Adresse befinden (empfangen und gesendet), als Kontext heranziehen, sodass er weiß, was vor seiner Anbindung besprochen wurde. Dies lässt sich über die Einstellung Frühere Korrespondenz einbeziehen deaktivieren; diese alten E-Mails werden nur gelesen, nie beantwortet.

Der Assistent spiegelt die Sprache und Anredeform des Absenders (Sie oder Du) und behält diese über die gesamte Konversation hinweg bei. Ihre konfigurierte Signatur, ob reiner Text oder Ihre bestehende HTML-Signatur mit Logo und Links, wird jeder Antwort automatisch angehängt.

Geteilte Postfächer

Wenn mehrere Adressen im selben Postfach eingehen, wie info@, support@, buchhaltung@, nutzen Sie Nur diese Empfänger-Adressen, um festzulegen, was der Assistent bearbeiten darf. Fügen Sie einen Eintrag pro Adresse hinzu; alles, was nicht in der Liste steht, wird übersprungen. Ein Eintrag ist eine vollständige Adresse (support@firma.de) oder eine ganze Domain (@firma.de), und ein Plus-Tag wie support+bestellung12@firma.de passt weiterhin auf support@firma.de. Teilweise Platzhalter gibt es nicht: support*@firma.de wird beim Speichern abgewiesen.

Antworten gehen von Ihrer verbundenen Postfach-Adresse aus, sodass eine Antwort des Kunden an diese Adresse zurückkommt und nicht an die gefilterte. Antworten auf eine Mail, die der Assistent bereits bearbeitet hat, werden daher immer zugelassen, auch auf die Postfach-Adresse selbst. Eine unverlangte Erst-Mail an diese Adresse bleibt gesperrt.

Lassen Sie das Feld leer, wird jede Mail bearbeitet, was dem Standard entspricht. Die Zieladresse wird aus To, Cc und dem vom Server gesetzten Zustell-Header ausgelesen, sodass auch weitergeleitete Mails und Catch-All-Adressen funktionieren. Eine reine Blindkopie (Bcc) enthält jedoch überhaupt keine Zieladresse und wird bei aktivem Filter übersprungen. Der Filter liest, was in der Mail steht: Er dient dazu, den Assistenten von falschen Adressen fernzuhalten, nicht dazu, jemanden abzuwehren, der Header absichtlich fälscht.

Was nie beantwortet wird

Der Kanal überspringt automatisch und ohne Benachrichtigung:

• Newsletter und Mailinglisten-Nachrichten
• Automatische Antworten und Abwesenheitsnotizen
• Unzustellbarkeits-Nachrichten (Bounces)
• Mails von No-Reply-Adressen und von der verbundenen Adresse selbst
• Mehr als 5 Mails pro Stunde vom selben Absender (Schleifenschutz)
• Mails an eine Adresse außerhalb Ihres Empfänger-Filters, sofern gesetzt

Hinweise zu Anbietern

• Gmail / Google Workspace: erfordert ein App-Passwort (Google-Konto → Sicherheit → App-Passwörter), nicht Ihr normales Google-Passwort. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung muss aktiviert sein.
• ALL-INKL: die Server-Einstellungen nutzen Ihren kundenspezifischen kasserver.com-Host, wird automatisch erkannt.
• Microsoft 365 / Outlook.com: nicht unterstützt (kein IMAP-Passwort-Login).

Fehlerbehebung

Die Aktivitätsliste unten in den Einstellungen zeigt jede verarbeitete E-Mail mit Status und Grund:

Schlägt die Postfachverbindung fehl (zum Beispiel nach einer Passwortänderung), wird das Status-Badge rot und Sie erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail. Nach wiederholten Fehlern pausiert sich der Kanal selbst. Durch das Speichern der Einstellungen mit funktionierenden Zugangsdaten wird er wieder reaktiviert.

Datenschutz

Postfach-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich zum Lesen und Senden von E-Mails für diesen Kanal genutzt. E-Mail-Konversationen erscheinen in Ihrem Dashboard wie Website-Chats und unterliegen denselben Aufbewahrungsregeln. Details sind in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.

Verfügbarkeit

Der E-Mail-Kanal ist in den Tarifen Standard, Premium und Enterprise sowie während der kostenlosen Testphase verfügbar. Beantwortete E-Mails zählen wie Chat-Nachrichten zu Ihrem monatlichen Nachrichtenkontingent.