KI-Chatbot mit HubSpot verbinden: Leads und Termine automatisch im CRM

HubSpot verbinden

Mit der HubSpot-Verbindung landet jede neue Anfrage aus dem Chatbot automatisch in Ihrem HubSpot:

Kontakt: Gibt es die E-Mail-Adresse in HubSpot schon, hängt der Chatbot alles an diesen Kontakt und ändert an ihm nichts. Ohne E-Mail sucht er per Telefonnummer. Nur wenn es keinen passenden Kontakt gibt, legt er einen neuen an.
Lead: Name, Kontaktdaten, Anliegen und Ihre weiteren Angaben erscheinen als Notiz am Kontakt.
Termin: Eine Buchung erscheint als Meeting am Kontakt, mit Beginn, Ende und Terminart. In der Beschreibung stehen die Angaben des Besuchers, etwa Telefonnummer, Anliegen und weitere Angaben.

Gebucht wird weiterhin über Ihren Google Kalender oder den integrierten Kalender. HubSpot erhält eine Kopie.

Die Verbindung ist ab dem Standard-Tarif verfügbar, Details auf der Preisseite.

Zugangsschlüssel in HubSpot erstellen

Sie brauchen dafür einen Super-Admin-Zugang zu Ihrem HubSpot-Konto. Das dauert etwa fünf Minuten:

Öffnen Sie in HubSpot das Menü Development und wählen Sie links Legacy apps.
Klicken Sie auf Create legacy app, wählen Sie Private und geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Chatbot“.
Fügen Sie unter Scopes diese zwei Berechtigungen hinzu:
- crm.objects.contacts.read
- crm.objects.contacts.write
Erstellen Sie die App. Unter Auth zeigen Sie den Zugangsschlüssel an und kopieren ihn.

HubSpot nennt diese Apps „Legacy apps“. Sie funktionieren weiter, bekommen aber keine neuen HubSpot-Funktionen.

Schlüssel im Dashboard eintragen

Öffnen Sie Dashboard → Ihr Assistent → Funktionen.
Wählen Sie in der Liste Automatisch weitergeben (Gruppe Kunden gewinnen). Dort finden Sie den Abschnitt HubSpot.
Fügen Sie den Schlüssel ein und klicken Sie auf Verbinden.
Wählen Sie, was weitergegeben wird: Neue Kontaktanfragen, Neue Termine oder beides.

Beim Verbinden prüfen wir den Schlüssel sofort bei HubSpot. Gespeichert wird er verschlüsselt und nie wieder angezeigt. Mit Verbindung prüfen testen Sie später erneut, ohne einen Testkontakt anzulegen.

Meldungen

Meldung	Bedeutung	Was tun
erfolgreich	Die letzte Übertragung hat geklappt.	Nichts.
Schlüssel ungültig	HubSpot kennt den Schlüssel nicht (gelöscht oder falsch kopiert).	Neuen Schlüssel erstellen und neu verbinden.
Berechtigungen fehlen	Der App fehlt eine der zwei Berechtigungen.	In HubSpot unter Scopes ergänzen.
nicht erreichbar / keine Antwort	HubSpot war kurz nicht erreichbar.	Wir versuchen es zweimal erneut. Bleibt es dabei, später Verbindung prüfen.

Fällt HubSpot aus, geht kein Lead verloren: Er steht immer zuerst in Ihrem Leads-Dashboard.

Trennen

Mit Trennen löschen wir den gespeicherten Schlüssel. Löschen Sie danach die App in HubSpot, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.