Permite que tu IA responda correos desde tu buzón

Integración de correo

Conecte el buzón que ya utiliza (por ejemplo info@yourcompany.com) y su asistente de IA responderá a los correos entrantes con el mismo conocimiento entrenado que utiliza en el widget del sitio web. Las respuestas se guardan como borradores listos para enviar en su buzón para que una persona los revise, o bien se envían automáticamente, marcadas claramente como generadas por IA.

Requisitos previos

• Un buzón de correo con acceso IMAP y SMTP, lo que cubre a la mayoría de los proveedores (IONOS, STRATO, ALL-INKL, Hetzner, GMX, WEB.DE, T-Online, mailbox.org, Posteo, Gmail mediante contraseña de aplicación)
• Las credenciales del buzón, exactamente como las introduciría en un programa de correo como Thunderbird u Outlook
• Un chatbot de WebChatAgent en el plan Estándar o superior con datos entrenados (la prueba gratuita incluye el canal de correo)

No compatible: buzones de Microsoft 365 y Outlook.com, ya que Microsoft ya no permite el acceso con contraseña mediante IMAP.

Guía de inicio rápido

1. Abra su asistente en el panel de WebChatAgent y seleccione Canales → Correo.
2. Introduzca la dirección de su buzón. Para los proveedores conocidos, la configuración del servidor se completa automáticamente; por lo general, solo queda escribir la contraseña.
3. Ejecute la prueba de conexión. Comprueba ambas conexiones y detecta sus carpetas de borradores y enviados.
4. Elija el modo de respuesta, comience con Crear borradores (predeterminado).
5. Active el canal y guarde.
6. Envíe un correo de prueba a la dirección conectada desde otra cuenta. En pocos minutos, la respuesta aparecerá como un borrador en su buzón.

Modos de respuesta

Crear borradores (predeterminado). La IA redacta una respuesta completa y la guarda como borrador en su buzón. Usted la abre en su programa de correo habitual, la ajusta si es necesario y la envía usted mismo. El correo original se marca para que pueda identificar los correos respondidos de un vistazo.

Enviar directamente. Las respuestas se envían automáticamente, con una copia en su carpeta de enviados. Cada respuesta automática contiene una nota que indica que fue generada por un asistente de IA (Ley de IA de la UE). Cuando la IA no está segura (no hay coincidencia de conocimiento, o el remitente solicita explícitamente una persona, una reclamación o un asunto legal), recurre a un borrador en lugar de enviarlo directamente. Para habilitar este modo se requiere una confirmación explícita en el panel.

Cómo funciona

El buzón se revisa aproximadamente cada 5 minutos. Solo se responden los correos que llegan después de activar el canal; los correos existentes anteriores nunca se tocan.

Cada respuesta conoce el historial completo de correspondencia con ese remitente. En el primer contacto de un remitente, el asistente también puede leer los correos anteriores que ya están en su buzón con esa dirección (recibidos y enviados) a modo de contexto, de modo que sabe lo que se habló antes de que se conectara. Esto se puede desactivar con el ajuste Incluir correspondencia anterior; esos correos antiguos solo se leen, nunca se responden.

El asistente adopta el idioma y la fórmula de tratamiento del remitente (formal o informal) y los mantiene de forma coherente a lo largo de la conversación. Su firma configurada (texto sin formato o su firma HTML existente con logo y enlaces) se añade a cada respuesta automáticamente.

Buzones compartidos

Si varias direcciones llegan al mismo buzón (info@, support@, buchhaltung@), utilice Solo estas direcciones de destinatario para limitar lo que procesa el asistente. Añada una entrada por dirección; todo lo que no esté en la lista se omitirá. Una entrada puede ser una dirección completa (support@firma.de) o un dominio completo (@firma.de), y una etiqueta con signo más como support+order12@firma.de seguirá coincidiendo con support@firma.de. No se admiten comodines parciales: support*@firma.de se rechaza al guardar.

Las respuestas se envían desde la dirección de buzón conectada, por lo que la respuesta de un cliente regresa a esa dirección en lugar de a la dirección filtrada. Por lo tanto, las respuestas a un correo que el asistente ya procesó siempre pasarán, incluida la propia dirección del buzón; un correo nuevo no solicitado a esa dirección permanecerá bloqueado.

Deje el campo vacío y se procesará cada correo, que es la opción predeterminada. La dirección de destino se lee desde To, Cc y el encabezado de entrega que añade su servidor, por lo que el correo redirigido y las cuentas globales tipo catch-all también funcionan; sin embargo, una copia oculta pura no incluye ninguna dirección de destino y se omitirá mientras haya un filtro activo. El filtro lee lo que hay en el correo: sirve para evitar que el asistente acceda a las direcciones incorrectas, no para defenderse de alguien que falsifique los encabezados a propósito.

Qué nunca se responde

El canal omite, de forma automática y silenciosa:

• Boletines y mensajes de listas de correo
• Respuestas automáticas y mensajes de fuera de la oficina
• Avisos de entrega fallida (rebotes)
• Correos de direcciones no-reply y de la propia dirección conectada
• Más de 5 correos por hora del mismo remitente (protección contra bucles)
• Correos a una dirección que no esté en su filtro de destinatarios, si configuró uno

Notas sobre los proveedores

• Gmail / Google Workspace: requiere una contraseña de aplicación (Cuenta de Google → Seguridad → Contraseñas de aplicaciones), no su contraseña normal de Google. La autenticación en dos pasos debe estar habilitada.
• ALL-INKL: los ajustes del servidor utilizan su host kasserver.com específico del cliente, detectado automáticamente.
• Microsoft 365 / Outlook.com: no compatible (sin inicio de sesión mediante contraseña IMAP).

Solución de problemas

La lista de actividad en la parte inferior de la configuración muestra cada correo procesado con un estado y un motivo:

Si falla la conexión con el buzón (por ejemplo, tras un cambio de contraseña), el indicador de estado se vuelve rojo y recibe un correo de notificación. Tras varios fallos repetidos, el canal se pausa automáticamente; guardar los ajustes con credenciales que funcionen lo reactivará.

Privacidad

Las credenciales del buzón se guardan cifradas y se utilizan exclusivamente para leer y enviar correos de este canal. Las conversaciones por correo aparecen en su panel al igual que los chats del sitio web y siguen las mismas reglas de retención. Los detalles se describen en la política de privacidad y en el acuerdo de procesamiento de datos (DPA).

Disponibilidad

El canal de correo está disponible en los planes Estándar, Premium y Enterprise, así como durante el periodo de prueba gratuito. Los correos respondidos cuentan para su límite mensual de mensajes igual que los mensajes de chat.