Consenti ai visitatori di prenotare riunioni tramite Chatbot
Strumento Appuntamenti
Lo strumento Appuntamenti consente a un visitatore di prenotare una riunione senza uscire dalla chat: il bot propone gli slot disponibili, il visitatore ne sceglie uno, e il gioco è fatto. Puoi connettere Google Calendar in modo che le prenotazioni vengano inserite nel tuo vero calendario evitando automaticamente le sovrapposizioni, oppure utilizzare il Calendario locale integrato se preferisci non connettere alcun servizio.
Configurazione
Impostazioni generali
| Campo | Descrizione | Predefinito |
|---|---|---|
| Abilita appuntamenti | Attiva la funzionalità di prenotazione per questo chatbot. | Disattivato |
| Provider di prenotazione | Scegli tra Google Calendar o il Calendario locale integrato. | |
| Titolo della riunione | Titolo predefinito per le riunioni prenotate (es. "Consulenza con ACME Corp"). | Vuoto |
| Durata | Durata della riunione nel formato HH:mm (es. 00:30 per 30 minuti, 01:00 per 1 ora). | 00:30 |
| Intervallo precedente | Tempo di cuscinetto prima della riunione nel formato HH:mm. Evita riunioni consecutive senza pause. | 00:00 |
| Intervallo successivo | Tempo di cuscinetto dopo la riunione nel formato HH:mm. | 00:00 |
Orari di lavoro
Configura la tua disponibilità per ogni giorno della settimana:
| Giorno | Abilitato | Inizio | Fine |
|---|---|---|---|
| Lunedì | Sì | 09:00 | 17:00 |
| Martedì | Sì | 09:00 | 17:00 |
| Mercoledì | Sì | 09:00 | 17:00 |
| Giovedì | Sì | 09:00 | 17:00 |
| Venerdì | Sì | 09:00 | 17:00 |
| Sabato | No | — | — |
| Domenica | No | — | — |
Per ogni giorno puoi:
- Abilitare o disattivare la disponibilità
- Impostare gli orari di inizio e fine nel formato HH:mm
Impostazioni Google Calendar
Quando utilizzi Google Calendar come provider di prenotazione:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Connessione Google Calendar | Connetti il tuo account Google per sincronizzare le prenotazioni. Fai clic su "Connetti" per autorizzare l'accesso. |
| Calendario | Seleziona quale Google Calendar utilizzare per le prenotazioni (se ne hai più di uno). |
Il chatbot controlla il tuo Google Calendar per verificare gli eventi esistenti ed evitare doppie prenotazioni.
Notifiche
| Campo | Descrizione | Predefinito |
|---|---|---|
| Notifiche email | Ricevi avvisi via email quando viene effettuata una nuova prenotazione. | Attivato |
| Destinatari delle notifiche | Indirizzi email separati da virgola per le notifiche di prenotazione. | Vuoto (solo proprietario) |
Come Funziona
- Durante una conversazione, il visitatore esprime interesse a prenotare una riunione
- Il chatbot controlla gli slot orari disponibili in base ai tuoi orari di lavoro e agli eventi già presenti nel calendario
- Il visitatore seleziona la data e l'ora desiderate
- La prenotazione viene confermata e aggiunta al tuo calendario
- Le notifiche email vengono inviate ai destinatari configurati
Google Calendar e Calendario locale a confronto
| Funzionalità | Google Calendar | Calendario locale |
|---|---|---|
| Sincronizzazione | Sincronizzazione bidirezionale con Google | Solo integrato |
| Controllo conflitti | Controlla gli eventi Google esistenti | Controlla solo le prenotazioni locali |
| Configurazione | Richiede la connessione dell'account Google | Nessuna configurazione necessaria |
| Ideale per | Team che già utilizzano Google Calendar | Esigenze di prenotazione semplici |
Gestione delle prenotazioni
Tutte le prenotazioni sono visibili nella Dashboard Prenotazioni. Se utilizzi Google Calendar, le prenotazioni compaiono anche nel tuo Google Calendar.
Best practice
- Imposta tempi di cuscinetto: gli intervalli precedenti e successivi evitano transizioni affrettate tra le riunioni
- Mantieni aggiornati gli orari di lavoro: modificali quando cambia la tua disponibilità
- Usa un titolo descrittivo per la riunione: i visitatori lo vedranno nell'invito a calendario
- Connetti Google Calendar: questo evita doppie prenotazioni rispetto ai tuoi impegni già programmati