Lascia che la tua IA risponda alle email dalla casella di posta

Integrazione email

Collega la casella che utilizzi già (ad esempio info@yourcompany.com) e il tuo Assistente IA risponde alle email in arrivo con le stesse conoscenze apprese che usa nel widget del sito web. Le risposte vengono inserite come bozze pronte per l'invio nella tua casella postale per essere verificate da un operatore, oppure vengono inviate automaticamente, contrassegnate chiaramente come generate da IA.

Prerequisiti

• Una casella email con accesso IMAP e SMTP, supportata dalla maggior parte dei provider (IONOS, STRATO, ALL-INKL, Hetzner, GMX, WEB.DE, T-Online, mailbox.org, Posteo, Gmail tramite password per le app)
• Le credenziali della casella, esattamente come le inseriresti in un client di posta come Thunderbird o Outlook
• Un Chatbot WebChatAgent con piano Standard o superiore con dati addestrati (il periodo di prova gratuito include il canale email)

Non supportate: caselle di posta Microsoft 365 e Outlook.com, poiché Microsoft non consente più l'accesso tramite password via IMAP.

Guida rapida

1. Apri il tuo assistente nella bacheca di WebChatAgent e seleziona Canali → Email.
2. Inserisci il tuo Indirizzo della casella. Per i provider noti le impostazioni del server si compilano automaticamente, in genere resta solo da digitare la password.
3. Esegui il test di connessione. Verifica entrambe le connessioni e rileva la Cartella bozze e la Cartella inviati.
4. Scegli la modalità di risposta, partendo con Crea bozze (predefinita).
5. Abilita il canale e salva.
6. Invia un'email di prova all'indirizzo connesso da un altro account. Entro pochi minuti la risposta apparirà come bozza nella tua casella di posta.

Modalità di risposta

Crea bozze (predefinita). L'IA redige una risposta completa e la salva come bozza nella tua casella. Puoi aprirla nel tuo programma di posta abituale, modificarla se necessario e inviarla tu stesso. L'email originale viene contrassegnata in modo da poter individuare a colpo d'occhio i messaggi a cui è stata data risposta.

Invia direttamente. Le risposte partono automaticamente, con una copia nella Cartella inviati. Ogni risposta automatica include una nota che indica la generazione da parte di un Assistente IA (EU AI Act). Quando l'IA è incerta, in caso di mancata corrispondenza con le conoscenze, se il mittente richiede esplicitamente un umano, oppure per reclami o questioni legali, ricorre a una bozza invece di inviare il messaggio. L'abilitazione di questa modalità richiede una conferma esplicita nella bacheca.

Come Funziona

La casella di posta viene controllata ogni 5 minuti circa. Vengono elaborate solo le email che arrivano dopo l'abilitazione del canale, lo storico pregresso non viene mai toccato.

Ogni risposta tiene conto dell'intera cronologia della corrispondenza con quel mittente. Al primo contatto di un mittente, l'assistente può leggere anche le email precedenti già presenti nella casella relative a quell'indirizzo (ricevute e inviate) come contesto, così da conoscere gli argomenti trattati prima del collegamento. Questa funzione può essere disattivata con l'impostazione Includi la corrispondenza precedente; le vecchie email vengono solo lette, mai elaborate per una risposta.

L'assistente riflette la lingua e la forma di allocuzione del mittente (formale o informale) e le mantiene coerenti durante tutta la conversazione. La Firma configurata, in testo normale o come firma HTML esistente con logo e link, viene aggiunta automaticamente a ogni risposta.

Caselle di posta condivise

Se più indirizzi arrivano alla stessa casella, come info@, support@, buchhaltung@, usa Solo questi indirizzi destinatari per limitare i messaggi gestiti dall'assistente. Aggiungi una voce per ciascun indirizzo; tutto ciò che non è in elenco viene saltato. Una voce può essere un indirizzo completo (support@firma.de) o un intero dominio (@firma.de), e un tag con il segno più come support+order12@firma.de corrisponde comunque a support@firma.de. Non sono supportati caratteri jolly parziali: support*@firma.de viene rifiutato al momento del salvataggio.

Le risposte partono dal tuo indirizzo della casella connesso, quindi la risposta del cliente torna a quell'indirizzo anziché a quello filtrato. Le risposte a un'email già gestita dall'assistente passano quindi sempre, anche sull'indirizzo della casella stessa, mentre un'email iniziale non sollecitata a quell'indirizzo rimane bloccata.

Se lasci il campo vuoto, ogni messaggio viene elaborato, ed è questa l'opzione predefinita. L'indirizzo di destinazione viene letto da To, Cc e dall'intestazione di consegna aggiunta dal tuo server, garantendo il funzionamento anche per i messaggi inoltrati e per le configurazioni catch-all. Una copia per conoscenza nascosta pura, tuttavia, non contiene alcun indirizzo di destinazione e viene saltata quando un filtro è attivo. Il filtro legge ciò che è presente nell'email: serve a non far intervenire l'assistente sugli indirizzi errati, non a contrastare chi falsifica intenzionalmente le intestazioni.

Cosa non viene mai risposto

Il canale salta, automaticamente e senza notifiche:

• Newsletter e messaggi di liste di distribuzione
• Risposte automatiche e messaggi per fuori sede
• Avvisi di mancata consegna (bounce)
• Email da indirizzi no-reply e dall'indirizzo connesso stesso
• Più di 5 email all'ora dallo stesso mittente (protezione anti-loop)
• Email indirizzate a un indirizzo non incluso nel tuo filtro dei destinatari, se configurato

Note sui provider

• Gmail / Google Workspace: richiede una password per le app (Account Google → Sicurezza → Password per le app), non la consueta password di Google. L'autenticazione a due fattori deve essere abilitata.
• ALL-INKL: le impostazioni del server utilizzano l'host kasserver.com specifico per il cliente, rilevato automaticamente.
• Microsoft 365 / Outlook.com: non supportato (nessun accesso con password tramite IMAP).

Risoluzione dei problemi

L'elenco delle attività in fondo alle impostazioni mostra ogni email elaborata con relativo stato e motivo:

Se la connessione alla casella di posta non riesce (ad esempio dopo un cambio di password), il badge di stato diventa rosso e ricevi un'email di notifica. Dopo ripetuti tentativi falliti il canale si mette automaticamente in pausa; per riattivarlo basta salvare le impostazioni con credenziali corrette.

Privacy

Le credenziali della casella di posta vengono archiviate in formato crittografato e sono utilizzate esclusivamente per leggere e inviare email per questo canale. Le conversazioni email compaiono nella bacheca come le chat del sito web e seguono le stesse regole di conservazione. I dettagli sono riportati nell'Informativa sulla privacy e nell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Disponibilità

Il canale email è disponibile nei piani Standard, Premium ed Enterprise e durante il periodo di prova gratuito. Le email a cui viene data risposta scalano la quota mensile di messaggi come i messaggi della chat.