Permettre aux Visiteurs de réserver des rendez-vous via Chatbot
Outil Rendez-vous
L'outil Rendez-vous permet à un visiteur de réserver un créneau avec vous sans quitter le chat, le bot propose des créneaux libres, le visiteur en choisit un, et c'est terminé. Vous pouvez connecter Google Calendar pour que les réservations arrivent directement dans votre calendrier réel et éviter automatiquement les conflits, ou utiliser le Calendrier Géographique intégré si vous préférez ne rien connecter.
Configuration
Paramètres généraux
| Champ | Description | Par défaut |
|---|---|---|
| Activer les rendez‑vous | Active la fonctionnalité de réservation pour ce chatbot. | Désactivée |
| Fournisseur de réservation | Choisissez entre Google Calendar ou le Calendrier Géographique intégré. | |
| Titre de la réunion | Titre par défaut des réunions réservées (par ex. « Consultation avec ACME Corp »). | Vide |
| Durée | Durée de la réunion au format HH:mm (par ex. 00:30 pour 30 minutes, 01:00 pour 1 heure). | 00:30 |
| Marge avant | Temps de battement avant la réunion au format HH:mm. Évite les réunions consécutives. | 00:00 |
| Marge après | Temps de battement après la réunion au format HH:mm. | 00:00 |
Horaires de travail
Configurez vos disponibilités pour chaque jour de la semaine :
| Jour | Activé | Début | Fin |
|---|---|---|---|
| Lundi | Oui | 09:00 | 17:00 |
| Mardi | Oui | 09:00 | 17:00 |
| Mercredi | Oui | 09:00 | 17:00 |
| Jeudi | Oui | 09:00 | 17:00 |
| Vendredi | Oui | 09:00 | 17:00 |
| Samedi | Non | , | , |
| Dimanche | Non | , | , |
Pour chaque jour, vous pouvez :
- Activer ou désactiver la disponibilité
- Définir les heures de début et de fin au format HH:mm
Paramètres Google Calendar
Lorsque vous utilisez Google Calendar comme fournisseur de réservation :
| Champ | Description |
|---|---|
| Connexion Google Calendar | Connectez votre compte Google pour synchroniser les réservations. Cliquez sur « Connecter » pour autoriser l'accès. |
| Calendrier | Sélectionnez le Google Calendar à utiliser pour les réservations (si vous en possédez plusieurs). |
Le chatbot vérifie les événements existants dans votre Google Calendar afin d'éviter les doubles réservations.
Notifications
| Champ | Description | Par défaut |
|---|---|---|
| Notifications par e-mail | Recevez des alertes par e-mail lors d'une nouvelle réservation. | Activé |
| Destinataires des notifications | Adresses e-mail séparées par des virgules pour les notifications de réservation. | Vide (propriétaire uniquement) |
Comment ça marche
- Au cours d'une conversation, le visiteur manifeste son intérêt pour réserver une réunion
- Le chatbot vérifie les créneaux disponibles selon vos horaires de travail et les événements existants de votre calendrier
- Le visiteur sélectionne une date et une heure
- La réservation est confirmée et ajoutée à votre calendrier
- Des notifications par e-mail sont envoyées aux destinataires configurés
Google Calendar vs Calendrier Géographique
| Fonctionnalité | Google Calendar | Calendrier Géographique |
|---|---|---|
| Synchronisation | Synchronisation bidirectionnelle avec Google | Intégré uniquement |
| Vérification des conflits | Vérifie les événements Google existants | Vérifie uniquement les réservations locales |
| Configuration | Nécessite la connexion d'un compte Google | Aucune configuration requise |
| Idéal pour | Les équipes utilisant déjà Google Calendar | Les besoins de réservation simples |
Gestion des réservations
Toutes les réservations sont visibles dans le Tableau de bord des réservations. Si vous utilisez Google Calendar, les réservations apparaissent également dans votre Google Calendar.
Bonnes pratiques
- Définir des marges de battement : les marges avant et après évitent les enchaînements trop rapides entre les réunions
- Maintenir des horaires de travail précis : mettez-les à jour lorsque votre emploi du temps change
- Utiliser un titre de réunion explicite : les visiteurs le voient dans leur invitation d'agenda
- Connecter Google Calendar : cela évite les doublons avec votre planning existant