Laissez votre IA répondre aux e-mails de votre boîte de messagerie

Intégration E-mail

Connectez la boîte mail que vous utilisez déjà (par exemple info@votreentreprise.com) et votre Assistant IA répond aux e-mails entrants avec les mêmes connaissances entraînées qu'il utilise dans le widget du site web. Les réponses arrivent soit sous forme de brouillons prêts à l'envoi dans votre boîte mail pour vérification humaine, soit sont envoyées directement, clairement signalées comme générées par une IA.

Prérequis

• Une boîte e-mail avec accès IMAP et SMTP, ce qui inclut la plupart des fournisseurs (IONOS, STRATO, ALL-INKL, Hetzner, GMX, WEB.DE, T-Online, mailbox.org, Posteo, Gmail via mot de passe d'application)
• Les identifiants de la boîte mail, exactement tels que vous les saisiriez dans un client de messagerie comme Thunderbird ou Outlook
• Un Chatbot WebChatAgent sur le forfait Standard ou supérieur avec des données entraînées (l'essai gratuit comprend le canal e-mail)

Non pris en charge : les boîtes mail Microsoft 365 et Outlook.com, Microsoft n'autorisant plus l'accès par mot de passe via IMAP.

Démarrage rapide

1. Ouvrez votre assistant dans le Tableau de bord WebChatAgent et sélectionnez Canaux → E-mail.
2. Saisissez votre Adresse de la boîte mail. Pour les fournisseurs connus, les paramètres du serveur se remplissent automatiquement, seul le mot de passe reste généralement à saisir.
3. Lancez le test de connexion. Il vérifie les deux connexions et détecte vos dossiers Brouillons et Envoyés.
4. Choisissez le mode de réponse, commencez par Créer des brouillons (par défaut).
5. Activez le canal et enregistrez.
6. Envoyez un e-mail de test à l'adresse connectée depuis un autre compte. En quelques minutes, la réponse apparaît sous forme de brouillon dans votre boîte mail.

Modes de réponse

Créer des brouillons (par défaut). L'IA rédige une réponse complète et l'enregistre sous forme de brouillon dans votre boîte mail. Vous l'ouvrez dans votre messagerie habituelle, la modifiez si nécessaire et l'envoyez vous-même. L'e-mail d'origine est marqué pour identifier d'un coup d'œil les messages traités.

Envoyer directement. Les réponses partent automatiquement, avec une copie dans votre Dossier envoyés. Chaque réponse automatique contient une mention indiquant qu'elle a été générée par un Assistant IA (EU AI Act). Lorsque l'IA a un doute, aucune correspondance dans les connaissances, demande explicite d'un humain, réclamation ou question juridique, elle génère un brouillon au lieu d'envoyer le message. L'activation de ce mode nécessite une confirmation explicite dans le Tableau de bord.

Comment ça marche

La boîte mail est vérifiée environ toutes les 5 minutes. Seuls les e-mails arrivant après l'activation du canal sont traités, la boîte de réception existante n'est jamais modifiée.

Chaque réponse intègre le contexte complet des échanges avec cet expéditeur. Lors du premier contact d'un expéditeur, l'assistant peut également lire les e-mails antérieurs déjà présents dans votre boîte mail avec cette adresse (reçus et envoyés) comme Contexte, afin de savoir ce qui a été abordé avant sa connexion. Cette option peut être désactivée via le paramètre Inclure la correspondance antérieure ; ces anciens messages sont uniquement lus, jamais traités.

L'assistant reproduit la langue et le niveau de politesse de l'expéditeur (tutoiement ou vouvoiement) et maintient la cohérence tout au long de l'échange. Votre signature configurée, en texte brut ou votre signature HTML existante avec logo et liens, est ajoutée automatiquement à chaque réponse.

Boîtes mail partagées

Si plusieurs adresses arrivent dans la même boîte mail (info@, support@, compta@), utilisez Uniquement ces adresses de destinataire pour limiter les messages traités par l'assistant. Ajoutez une entrée par adresse ; tout élément absent de la liste est ignoré. Une entrée correspond à une adresse complète (support@entreprise.fr) ou à un domaine entier (@entreprise.fr), et un alias avec suffixe plus tel que support+commande12@entreprise.fr correspond toujours à support@entreprise.fr. Les caractères génériques partiels ne sont pas autorisés : support*@entreprise.fr est rejeté lors de l'enregistrement.

Les réponses partent depuis votre Adresse de la boîte mail connectée, la réponse d'un client revient donc à cette adresse plutôt qu'à l'adresse filtrée. Les réponses à un e-mail déjà traité par l'assistant passent par conséquent toujours, y compris sur l'adresse de la boîte mail elle-même, tandis qu'un premier message entrant non sollicité vers cette adresse reste bloqué.

Laissez le champ vide et chaque message sera traité, ce qui est le comportement par défaut. L'adresse cible est lue dans To, Cc et l'en-tête de distribution ajouté par votre serveur, ce qui permet la prise en charge des transferts et des adresses génériques catch-all. En revanche, un message reçu uniquement en copie cachée ne comporte aucune adresse cible et est ignoré lorsqu'un filtre est actif. Le filtre lit le contenu du message : il sert à éviter que l'assistant ne traite les mauvaises adresses, pas à parer une falsification délibérée des en-têtes.

Ce qui n'est jamais traité

Le canal ignore, automatiquement et sans notification :

• Les newsletters et messages de listes de diffusion
• Les réponses automatiques et messages d'absence du bureau
• Les avis de non-distribution (rebonds)
• Les messages provenant d'adresses no-reply et de l'adresse connectée elle-même
• Plus de 5 messages par heure provenant du même expéditeur (protection anti-boucle)
• Les messages destinés à une adresse hors de votre filtre de destinataires, si vous en avez défini un

Notes par fournisseur

• Gmail / Google Workspace : nécessite un mot de passe d'application (Compte Google → Sécurité → Mots de passe des applications), et non votre mot de passe Google habituel. L'authentification à deux facteurs doit être activée.
• ALL-INKL : les paramètres du serveur utilisent votre hôte kasserver.com dédié, détecté automatiquement.
• Microsoft 365 / Outlook.com : non pris en charge (pas d'authentification IMAP par mot de passe).

Dépannage

La liste d'activité au bas des paramètres affiche chaque e-mail traité avec un statut et un motif :

Si la connexion à la boîte mail échoue (par exemple après un changement de mot de passe), l'indicateur d'état passe au rouge et vous recevez un e-mail de notification. Après plusieurs échecs consécutifs, le canal se met en pause, enregistrer les paramètres avec des identifiants valides le réactive.

Confidentialité

Les identifiants de la boîte mail sont stockés sous forme chiffrée et servent exclusivement à lire et envoyer les e-mails de ce canal. Les conversations par e-mail apparaissent dans votre Tableau de bord comme les sessions de chat sur site web et suivent les mêmes règles de conservation. Les détails sont précisés dans la Politique de confidentialité et l'Accord de traitement des données (DPA).

Disponibilité

Le canal e-mail est disponible avec les forfaits Standard, Premium et Enterprise, ainsi que pendant l'essai gratuit. Les e-mails traités sont décomptés de votre quota mensuel de messages au même titre que les sessions de chat.