Laat bezoekers afspraken boeken via Chatbot
Afspraken-tool
Met de tool Afspraken kan een Bezoeker een afspraak met u inplannen zonder de chat te verlaten, de bot toont beschikbare tijdsloten, de Bezoeker kiest er een, klaar. U kunt Google Calendar koppelen zodat Boekingen direct in uw echte agenda terechtkomen en overlappingen automatisch worden voorkomen, of de ingebouwde Lokale Kalender gebruiken als u liever niets koppelt.
Google Calendar gebruikt de Google-koppeling van WebChatAgent, waardoor deze mogelijk niet beschikbaar is op sommige white-label-instanties. De Lokale Kalender werkt altijd.
Configuratie
Algemene Instellingen
| Veld | Beschrijving | Standaard |
|---|---|---|
| Afspraken inschakelen | Activeert de boekingsfunctionaliteit voor deze Chatbot. | Uit |
| Boekingsprovider | Kies tussen Google Calendar of de ingebouwde Lokale Kalender. | |
| Vergadertitel | Standaard Titel voor geboekte afspraken (bijv. "Consultatie met ACME Corp"). | Leeg |
| Duur | Duur van de afspraak in UU:mm-formaat (bijv. 00:30 voor 30 minuten, 01:00 voor 1 uur). | 00:30 |
| Buffertijd vooraf | Buffertijd voor de afspraak in UU:mm-formaat. Voorkomt direct aansluitende Boekingen. | 00:00 |
| Buffertijd achteraf | Buffertijd na de afspraak in UU:mm-formaat. | 00:00 |
Werktijden
Configureer uw beschikbaarheid voor elke Dag van de week:
| Dag | Ingeschakeld | Start | Einde |
|---|---|---|---|
| Maandag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Dinsdag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Woensdag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Donderdag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Vrijdag | Ja | 09:00 | 17:00 |
| Zaterdag | Nee | , | , |
| Zondag | Nee | , | , |
Voor elke Dag kunt u:
- Beschikbaarheid in- of uitschakelen
- Start- en eindtijden instellen in UU:mm-formaat
Google Calendar-instellingen
Wanneer u Google Calendar gebruikt als boekingsprovider:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Google Calendar-verbinding | Koppel uw Google-account om Boekingen te synchroniseren. Klik op "Google Calendar koppelen" om Toegang te verlenen. |
| Kalender | Selecteer welke Google Calendar moet worden gebruikt voor Boekingen (als u er meerdere hebt). |
De Chatbot controleert uw Google Calendar op bestaande afspraken om dubbele Boekingen te voorkomen.
Meldingen
| Veld | Beschrijving | Standaard |
|---|---|---|
| E-mailmeldingen | Ontvang e-mailmeldingen wanneer er een nieuwe boeking wordt gemaakt. | Aan |
| Ontvangers van meldingen | Door komma's gescheiden e-mailadressen voor boekingsmeldingen. | Leeg (alleen eigenaar) |
Hoe het werkt
- Tijdens een gesprek toont de Bezoeker Interesse in het inplannen van een afspraak
- De Chatbot controleert beschikbare tijdsloten op basis van uw Werktijden en bestaande agenda-afspraken
- De Bezoeker selecteert een gewenste Datum en Tijd
- De boeking wordt bevestigd en toegevoegd aan uw agenda
- E-mailmeldingen worden Verzonden naar de geconfigureerde ontvangers
Google Calendar vergeleken met Lokale Kalender
| Functie | Google Calendar | Lokale Kalender |
|---|---|---|
| Synchronisatie | Tweerichtingssynchronisatie met Google | Alleen ingebouwd |
| Conflictcontrole | Controleert bestaande Google-afspraken | Controleert alleen lokale Boekingen |
| Installatie | Vereist koppeling met een Google-account | Geen installatie nodig |
| Meest geschikt voor | Teams die al Google Calendar gebruiken | Eenvoudige boekingsbehoeften |
Boekingen beheren
Alle Boekingen zijn zichtbaar in het Boekingen-dashboard. Als u Google Calendar gebruikt, verschijnen Boekingen ook in uw Google Calendar.
Aanbevolen werkwijzen
- Stel buffertijden in, buffertijden vooraf en achteraf voorkomen haastige overgangen tussen afspraken
- Houd Werktijden nauwkeurig bij, werk ze bij wanneer uw Planning verandert
- Gebruik een duidelijke vergadertitel, bezoekers zien dit in hun agenda-uitnodiging
- Google Calendar koppelen, dit voorkomt dubbele Boekingen met uw bestaande agenda