White-label Klant-accounts Beheren

Klantaccounts beheren

Je beheert je eindklanten via Instellingen → Gebruikers & quota. Elke klant krijgt een eigen account op je platform met eigen chatbots, gesprekken en een team, begrensd door de quota die jij toewijst.

Accounts aanmaken

Twee manieren om een klant toe te voegen:

Uitnodigen via e-mail: voer het e-mailadres van de klant in. Ze ontvangen een uitnodiging in jouw huisstijl (verzonden via jouw SMTP) met een link om hun naam en wachtwoord in te stellen. De link verloopt na 7 dagen en het account verschijnt pas in je lijst zodra de uitnodiging is geaccepteerd.
Direct aanmaken: stel zelf de naam, het e-mailadres en een eerste wachtwoord in (minimaal 8 tekens) en geef de inloggegevens aan je klant. Er wordt geen e-mail verzonden; het account is direct actief.

Een door de beheerder gemaakte chatbot aan een klant toewijzen

Je kunt een chatbot eerst in het beheerdersaccount configureren en deze overdragen naar een bestaand klantaccount zodra deze klaar is:

Open het Dashboard en selecteer de chatbot.
Open Instellingen.
Zoek onder Naam en toegang naar Toegewezen gebruiker. Dit veld is alleen zichtbaar voor white-label organisatiebeheerders.
Selecteer de klant. De toewijzing wordt direct opgeslagen; er is geen aparte knop voor opslaan.

De klant wordt eigenaar van de chatbot en ziet deze na het inloggen. De toewijzing verplaatst de chatbot samen met de configuratie, kennisbronnen, gespreksgeschiedenis, leads, boekingen, integraties, telefooninstellingen, gesprekken en Team Wiki. De toewijzingen voor chatbots, berichten, trainingsinhoud en telefoon van de geselecteerde klant zijn daarna van toepassing. Verbruik dat in de huidige maand al is geregistreerd, verhuist ook mee naar de klant. Controleer daarom de toegewezen quota van de klant voordat je de chatbot toewijst.

Als de chatbot een externe AI API-sleutel gebruikt die bij het beheerdersaccount hoort, wordt die sleutel verwijderd tijdens de overdracht. Open na het toewijzen de Instellingen van de chatbot en koppel indien nodig een AI-provider die beschikbaar is voor de klant.

Om de chatbot terug te nemen, kies je in hetzelfde veld voor Niet toegewezen (organisatiequotum). De chatbot en het verbruik keren terug naar het organisatiebeheerdersaccount en maken gebruik van het organisatiequotum.

Testaccounts

Beide methoden bieden een selectievakje voor een testaccount. Een testaccount is een regulier klantaccount met twee verschillen: de chatbots hierbinnen vallen buiten je betaalde bot-slotpool, en het account verwijdert zichzelf na 14 dagen.

Dat maakt het handig voor een verkoopgesprek. Bouw een werkende chatbot op basis van de eigen inhoud van de potentiële klant, overhandig de inloggegevens, en er wordt geen betaald slot verbruikt terwijl zij het uitproberen.

Alles behalve de bot-slots gaat nog steeds van je pakket af: berichten, geïndexeerde pagina's en trainingsinhoud, opslag en belminuten. Een testaccount is geen tweede gratis pakket.

In je gebruikerslijst heeft een testaccount een Test-badge en een afteltimer tot de verwijderdatum. Drie dagen voor die datum ontvang je een e-mail, zodat een lead die wel converteert niet wordt verwijderd terwijl je op het contract wachtte.

Omzetten (het badge-pictogram) maakt er een regulier account van: de verwijderingstimer verdwijnt, en chatbots, gesprekken en instellingen blijven onaangeroerd. Voor conversie is voor elke chatbot die het account bezit één vrij bot-slot nodig. Zonder deze slots mislukt de actie met een melding die aangeeft hoeveel slots er ontbreken, en moet je eerst een slot toevoegen of het pakket upgraden.

Als niemand converteert, wordt het account verwijderd samen met alles wat erin staat: chatbots, kennisbronnen, gesprekken, leads en boekingen. De verwijdering is permanent, herstel is niet mogelijk.

Je platformcontract kan een limiet stellen aan het aantal testaccounts dat tegelijkertijd mag bestaan. Standaard is er geen limiet; als er wel een geldt, mislukt het aanmaken of uitnodigen van een nieuw testaccount met de melding "Test account limit reached" totdat je een account omzet of verwijdert.

Chatbot testen in de kop van het dashboard is iets anders: het opent het chatvoorbeeld van de chatbot die je momenteel bewerkt, in elk willekeurig account. Het heeft niets te maken met testaccounts.

Inschakelen, uitschakelen en verwijderen

Uitschakelen blokkeert het inloggen en de API-toegang onmiddellijk, maar behoudt alle gegevens en de quotatoewijzing (de plek blijft gereserveerd). Je kunt dit op elk moment weer heractiveren.
Verwijderen verwijdert het account definitief en maakt de quotatoewijzing vrij.

Beheerders kunnen alleen reguliere gebruikers beheren, niet zichzelf of andere beheerders.

Inloggen als klant

Met het inlogpictogram in de rij van een gebruiker kun je het dashboard van die klant openen zonder diens wachtwoord, handig voor ondersteuning, hulp bij configuratie of probleemoplossing.

Een oranje balk boven het dashboard toont in welk account je zit: "Logged in as customer@example.com".
Klik op Exit in die balk om terug te keren naar je eigen account.
Je kunt alleen accounts van actieve, reguliere gebruikers openen, nooit die van andere beheerders.

Hoe je klanten inloggen

Klanten loggen in op https://jouw-domein.nl/login met e-mailadres en wachtwoord. Als een klant per ongeluk het eigen domein van het platform opent, wordt deze automatisch doorgestuurd naar jouw geverifieerde domein. Zelfregistratie is uitgeschakeld op white-label platforms; alleen accounts die jij aanmaakt of uitnodigt, kunnen inloggen.

Elke klant kan daarnaast tot 10 teamleden van zichzelf uitnodigen (met gedetailleerde rechten voor live chat, analyses, leads en meer), zie Teamleden.