AI Chatbot koppelen aan HubSpot: leads en afspraken automatisch in uw CRM

HubSpot koppelen

Met de HubSpot-koppeling komt elke nieuwe aanvraag uit de chatbot automatisch in uw HubSpot terecht:

Contact: bestaat het e-mailadres al in HubSpot, dan komt alles bij dat contact en blijft het contact zelf ongewijzigd. Zonder e-mailadres zoekt de koppeling op telefoonnummer. Alleen als er geen passend contact is, wordt een nieuw contact aangemaakt.
Lead: naam, contactgegevens, vraag en uw extra gegevens verschijnen als notitie bij het contact.
Afspraak: een boeking verschijnt als vergadering bij het contact, met begin, einde en soort afspraak. In de beschrijving staan de gegevens van de bezoeker, zoals telefoonnummer, onderwerp en extra gegevens.

Afspraken worden nog steeds geboekt via uw Google Agenda of de ingebouwde agenda. HubSpot krijgt een kopie.

De koppeling is beschikbaar vanaf het Standard-pakket, zie de prijzenpagina.

Toegangssleutel aanmaken in HubSpot

U hebt hiervoor superbeheerderstoegang tot uw HubSpot-account nodig. Het duurt ongeveer vijf minuten:

Open in HubSpot het menu Development en kies links Legacy apps.
Klik op Create legacy app, kies Private en voer een naam in, bijvoorbeeld "Chatbot".
Voeg onder Scopes deze twee rechten toe:
- crm.objects.contacts.read
- crm.objects.contacts.write
Maak de app aan. Toon onder Auth de toegangssleutel en kopieer hem.

HubSpot noemt deze apps "Legacy apps". Ze blijven werken, maar krijgen geen nieuwe HubSpot-functies meer.

Sleutel invoeren in het dashboard

Open Dashboard → uw assistent → Functies.
Kies in de lijst Automatisch doorgeven (groep Klanten winnen). Daar vindt u het onderdeel HubSpot.
Plak de sleutel en klik op Verbinden.
Kies wat er wordt doorgegeven: Nieuwe contactaanvragen, Nieuwe afspraken of beide.

Bij het verbinden controleren we de sleutel meteen bij HubSpot. Hij wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond. Met Verbinding controleren test u hem later opnieuw, zonder dat er een testcontact wordt aangemaakt.

Meldingen

Melding	Betekenis	Wat te doen
geslaagd	De laatste levering is gelukt.	Niets.
sleutel ongeldig	HubSpot kent de sleutel niet (verwijderd of verkeerd gekopieerd).	Maak een nieuwe sleutel aan en verbind opnieuw.
rechten ontbreken	De app mist een van de twee rechten.	Voeg het recht toe onder Scopes in HubSpot.
niet bereikbaar / geen antwoord	HubSpot was even niet bereikbaar.	We proberen het nog twee keer. Blijft het zo, gebruik dan later Verbinding controleren.

Valt HubSpot uit, dan gaat er geen lead verloren: die staat altijd eerst in uw Leads Dashboard.

Verbinding verbreken

Met Verbinding verbreken verwijderen we de opgeslagen sleutel. Verwijder daarna de app in HubSpot als u die niet meer nodig hebt.