Laat je AI e-mails beantwoorden vanuit je mailbox

E-mailintegratie

Koppel de mailbox die u al gebruikt (bijvoorbeeld info@uwbedrijf.nl) en uw AI-assistent beantwoordt binnenkomende e-mails met dezelfde getrainde kennis als in de website-widget. Antwoorden worden ofwel als verzendklare concepten in uw mailbox geplaatst ter controle door een mens, ofwel automatisch verzonden, duidelijk gemarkeerd als gegenereerd door AI.

Vereisten

• Een e-mailmailbox met IMAP- en SMTP-toegang, dit geldt voor de meeste providers (IONOS, STRATO, ALL-INKL, Hetzner, GMX, WEB.DE, T-Online, mailbox.org, Posteo, Gmail via app-wachtwoord)
• De inloggegevens van de mailbox, precies zoals u ze zou invoeren in een e-mailprogramma zoals Thunderbird of Outlook
• Een WebChatAgent-chatbot op het Standaard-pakket of hoger met getrainde gegevens (de gratis proefperiode bevat het e-mailkanaal)

Niet ondersteund: Microsoft 365- en Outlook.com-mailboxen, omdat Microsoft geen wachtwoordtoegang meer toestaat via IMAP.

Snelle start

1. Open uw assistent in het WebChatAgent-dashboard en selecteer Kanalen → E-mail.
2. Voer uw mailboxadres in. Voor bekende providers worden de serverinstellingen automatisch ingevuld, meestal hoeft u alleen het wachtwoord nog in te voeren.
3. Voer de verbindingstest uit. Deze controleert beide verbindingen en detecteert uw Concepten- en Verzonden-mappen.
4. Kies de antwoordmodus, begin met Concepten maken (standaard).
5. Schakel het kanaal in en sla op.
6. Stuur een test-e-mail vanaf een ander account naar het gekoppelde adres. Binnen enkele minuten verschijnt het antwoord als concept in uw mailbox.

Antwoordmodi

Concepten maken (standaard). De AI schrijft een volledig antwoord en slaat dit op als concept in uw mailbox. U opent het in uw normale e-mailprogramma, past het indien nodig aan en verzendt het zelf. De originele e-mail wordt gemarkeerd, zodat u beantwoorde e-mails direct herkent.

Direct verzenden. Antwoorden worden automatisch verzonden, met een kopie in uw Verzonden-map. Elk automatisch antwoord bevat een opmerking dat het is gegenereerd door een AI-assistent (EU AI Act). Wanneer de AI twijfelt, zoals bij geen kennistreffer of wanneer de afzender expliciet om een mens vraagt, bij een klacht of een juridische kwestie, valt het systeem terug op een concept in plaats van directe verzending. Het inschakelen van deze modus vereist een expliciete bevestiging in het dashboard.

Hoe het werkt

De mailbox wordt ongeveer elke 5 minuten gecontroleerd. Alleen e-mails die binnenkomen nadat u het kanaal hebt ingeschakeld worden beantwoord, de bestaande geschiedenis blijft onaangeroerd.

Elk antwoord houdt rekening met de volledige correspondentiegeschiedenis met die afzender. Bij het eerste contact van een afzender kan de assistent ook eerdere e-mails lezen die al in uw mailbox aanwezig zijn met dat adres (ontvangen en verzonden) als context, zodat deze weet wat er is besproken voordat de koppeling actief was. Dit kan worden uitgeschakeld met de instelling Eerdere correspondentie meenemen; deze oude e-mails worden alleen gelezen, nooit beantwoord.

De assistent neemt de taal en de aanspreekvorm van de afzender over (formeel of informeel) en houdt dit consistent aan binnen het gesprek. Uw geconfigureerde handtekening, platte tekst of uw bestaande HTML-handtekening met logo en links, wordt automatisch onder elk antwoord geplaatst.

Gedeelde mailboxen

Als meerdere adressen in dezelfde mailbox binnenkomen, zoals info@, support@, administratie@, gebruikt u Alleen deze ontvangeradressen om te beperken wat de assistent verwerkt. Voeg één regel per adres toe; alles wat niet op de lijst staat, wordt overgeslagen. Een vermelding is een volledig adres (support@bedrijf.nl) of een heel domein (@bedrijf.nl), en een plus-tag zoals support+bestelling12@bedrijf.nl matcht nog steeds met support@bedrijf.nl. Gedeeltelijke wildcards zijn niet mogelijk: support*@bedrijf.nl wordt geweigerd bij het opslaan.

Antwoorden worden verzonden vanaf uw gekoppelde mailboxadres, waardoor het antwoord van een klant terugkomt op dat adres in plaats van het gefilterde adres. Antwoorden op een e-mail die de assistent al heeft afgehandeld worden daarom altijd doorgelaten, ook op het mailboxadres zelf. Een nieuw binnengekomen e-mail op dat adres blijft geblokkeerd.

Laat het veld leeg om alle e-mails te verwerken, wat de standaardinstelling is. Het bestemmingsadres wordt uitgelezen uit To, Cc en de delivery header die uw server toevoegt, waardoor doorgestuurde e-mails en catch-all adressen ook werken. Een blinde kopie (Bcc) bevat echter helemaal geen bestemmingsadres en wordt overgeslagen zolang een filter actief is. Het filter leest wat er in de e-mail staat: het is bedoeld om te voorkomen dat de assistent de verkeerde adressen behandelt, niet om iemand tegen te houden die met opzet headers vervalst.

Wat nooit wordt beantwoord

Het kanaal slaat automatisch en zonder melding het volgende over:

• Nieuwsbrieven en mailinglijstberichten
• Automatische antwoorden en afwezigheidsmeldingen
• Bezorgingsfoutmeldingen (bounces)
• E-mails van no-reply-adressen en van het gekoppelde adres zelf
• Meer dan 5 e-mails per uur van dezelfde afzender (lusbeveiliging)
• E-mails naar een adres buiten uw ontvangersfilter, indien ingesteld

Opmerkingen over providers

• Gmail / Google Workspace: vereist een app-wachtwoord (Google-account → Beveiliging → App-wachtwoorden), niet uw normale Google-wachtwoord. Tweestapsverificatie moet ingeschakeld zijn.
• ALL-INKL: de serverinstellingen gebruiken uw klantspecifieke kasserver.com-host, die automatisch wordt gedetecteerd.
• Microsoft 365 / Outlook.com: niet ondersteund (geen IMAP-inlog met wachtwoord).

Problemen oplossen

De activiteitenlijst onderaan de instellingen toont elke verwerkte e-mail met een status en reden:

Als de mailboxverbinding mislukt (bijvoorbeeld na een wachtwoordwijziging), kleurt de statusbadge rood en ontvangt u een meldingsmail. Na herhaalde fouten pauzeert het kanaal zichzelf. Het opslaan van de instellingen met werkende inloggegevens heractiveert het kanaal.

Privacy

Inloggegevens van de mailbox worden versleuteld opgeslagen en uitsluitend gebruikt om e-mails voor dit kanaal te lezen en te verzenden. E-mailgesprekken verschijnen in uw dashboard net als website-chats en volgen dezelfde bewaartermijnen. Details staan beschreven in het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst (DPA).

Beschikbaarheid

Het e-mailkanaal is beschikbaar in de pakketten Standaard, Premium en Enterprise en tijdens de gratis proefperiode. Beantwoorde e-mails tellen net als chatberichten mee voor uw maandelijkse berichtenquotum.