Ответы ИИ на письма из вашего почтового ящика
Интеграция с электронной почтой
Подключите почтовый ящик, который вы уже используете (например, info@yourcompany.com), и ваш ИИ-ассистент будет отвечать на входящие письма, используя те же знания, что и в виджете на сайте. Ответы либо сохраняются как готовые к отправке черновики в вашем почтовом ящике для проверки человеком, либо отправляются автоматически с четкой отметкой о том, что они созданы ИИ.
Предварительные требования
- Почтовый ящик с доступом по IMAP и SMTP (подходит для большинства провайдеров, включая IONOS, STRATO, ALL-INKL, Hetzner, GMX, WEB.DE, T-Online, mailbox.org, Posteo, а также Gmail через пароль приложения)
- Учетные данные почтового ящика, точно такие же, как при настройке почтовой программы вроде Thunderbird или Outlook
- Чат-бот WebChatAgent на тарифе Стандартный или выше с обученными данными (бесплатный пробный период включает канал эл. почты)
Не поддерживаются: почтовые ящики Microsoft 365 и Outlook.com, так как Microsoft больше не разрешает доступ по паролю через IMAP.
Быстрый старт
- Откройте вашего ассистента в панели управления WebChatAgent и выберите Каналы → Эл. почта.
- Введите ваш адрес почтового ящика. Для известных провайдеров настройки сервера заполняются автоматически, обычно остается ввести только пароль.
- Запустите тест подключения. Он проверяет оба соединения и определяет папки для черновиков и отправленных писем.
- Выберите режим ответа, начав с варианта Создавать черновики (по умолчанию).
- Включите канал и сохраните изменения.
- Отправьте тестовое письмо на подключенный адрес с другого аккаунта. В течение нескольких минут ответ появится в виде черновика в вашем почтовом ящике.
Режимы ответов
Создавать черновики (по умолчанию). ИИ пишет полный ответ и сохраняет его как черновик в вашем почтовом ящике. Вы открываете его в своей обычной почтовой программе, при необходимости вносите правки и отправляете сами. Исходное письмо помечается, чтобы вы могли сразу увидеть отвеченные письма.
Отправлять напрямую. Ответы отправляются автоматически, а копия сохраняется в папке отправленных писем. Каждый автоматический ответ содержит примечание о том, что он был сгенерирован ИИ-ассистентом (в соответствии с EU AI Act). Если ИИ не уверен в ответе (нет совпадений в базе знаний, отправитель явно просит связать с человеком, либо речь идет о претензии или юридическом вопросе), вместо отправки создается черновик. Включение этого режима требует явного подтверждения в панели управления.
Как это работает
Почтовый ящик проверяется примерно каждые 5 минут. Ответы отправляются только на те письма, которые приходят после включения канала, существующая старая почта не обрабатывается.
Каждый ответ учитывает полную историю переписки с этим отправителем. При первом контакте с отправителем ассистент также может прочитать более ранние письма в вашем ящике с этого адреса (полученные и отправленные) в качестве контекста, чтобы знать, что обсуждалось до его подключения. Эту функцию можно отключить с помощью параметра Учитывать предыдущую переписку; старые письма только считываются и на них никогда не отправляются ответы.
Ассистент зеркально перенимает язык и форму обращения отправителя (официальную или неофициальную) и соблюдает их на протяжении всей переписки. Настроенная вами подпись (обычный текст или существующая HTML-подпись с логотипом и ссылками) автоматически добавляется к каждому ответу.
Общие почтовые ящики
Если несколько адресов ведут в один и тот же ящик (info@, support@, buchhaltung@), используйте опцию Только эти адреса получателей, чтобы ограничить область работы ассистента. Добавьте по одной записи для каждого адреса, всё, чего нет в списке, будет пропущено. Записью может быть полный адрес (support@firma.de) или весь домен (@firma.de), при этом тег с плюсом, например support+order12@firma.de, по-прежнему совпадает с support@firma.de. Частичные подстановочные знаки не поддерживаются: при попытке сохранить support*@firma.de будет выдана ошибка.
Ответы отправляются с адреса подключенного почтового ящика, поэтому ответ клиента возвращается на этот адрес, а не на отфильтрованный. Ответы на письма, которые ассистент уже обработал, всегда пропускаются, в том числе на самом адресе почтового ящика, входящие первичные письма на этот адрес остаются заблокированными.
Если оставить поле пустым, будет обрабатываться каждое письмо, это значение по умолчанию. Адрес назначения считывается из полей To, Cc и заголовка доставки, добавляемого вашим сервером, поэтому пересылка и catch-all адреса также работают, но скрытая копия не содержит адреса назначения вовсе и пропускается при активном фильтре. Фильтр проверяет содержимое письма: его задача состоит в том, чтобы ассистент не обрабатывал нежелательные адреса, а не в защите от намеренной подделки заголовков.
Что никогда не обрабатывается
Канал автоматически и без уведомлений пропускает:
- Рассылки и сообщения из списков рассылки
- Автоответы и сообщения об отсутствии на рабочем месте
- Сообщения о недоставке (bounces)
- Письма с адресов no-reply и с самого подключенного адреса
- Более 5 писем в час от одного отправителя (защита от зацикливания)
- Письма на адреса, не входящие в ваш фильтр получателей, если он настроен
Примечания для провайдеров
- Gmail / Google Workspace: требуется пароль приложения (Google Аккаунт → Безопасность → Пароли приложений), а не ваш обычный пароль Google. Должна быть включена двухфакторная аутентификация.
- ALL-INKL: настройки сервера используют уникальный хост клиента
kasserver.com, который определяется автоматически. - Microsoft 365 / Outlook.com: не поддерживается (нет входа по паролю через IMAP).
Устранение неполадок
В списке активности в нижней части настроек отображается каждое обработанное письмо со статусом и причиной:
| Статус / причина | Значение |
|---|---|
| Черновик | Ответ сохранен в папке черновиков |
| Отправлено | Ответ отправлен напрямую |
| Черновик: запрошен человек | Отправитель запросил человека, либо это жалоба или юридический вопрос, создан черновик вместо автоматической отправки |
| Черновик: нет совпадений в базе знаний | ИИ не нашел информации в обученных данных, создан черновик вместо автоматической отправки |
| Пропущено: автоматическое письмо / список рассылки / ошибка доставки | Защита от зацикливания, см. выше |
| Достигнут лимит отправителя | Более 5 писем в час от этого отправителя |
| Получатель не в списке | Письмо отправлено на адрес, не входящий в фильтр получателей |
| Достигнут лимит сообщений | Исчерпан ежемесячный лимит сообщений по тарифу |
Если подключение к почтовому ящику завершается ошибкой (например, после смены пароля), значок статуса становится красным и вы получаете письмо с уведомлением. После нескольких сбоев подряд канал автоматически приостанавливает работу, повторное сохранение настроек с корректными учетными данными возобновляет его работу.
Конфиденциальность
Учетные данные почтового ящика хранятся в зашифрованном виде и используются исключительно для чтения и отправки писем в рамках этого канала. Переписка по эл. почте отображается в панели управления аналогично чатам на сайте и следует тем же правилам хранения. Подробная информация представлена в Политике конфиденциальности и Соглашении об обработке данных (DPA).
Доступность
Канал эл. почты доступен на тарифах Стандартный, Премиум и Enterprise, а также во время бесплатного пробного периода. Отвеченные письма списываются из вашего ежемесячного лимита сообщений так же, как сообщения в чате.